Approuvé par le comité de coordination – Septembre 2008
Note : Dans ce document, le masculin est utilisé pour faciliter la lecture et comprend le féminin.
Préambule
L’Initiative d’Halifax (IH) reconnaît que la transparence et l’obligation de rendre compte sont des éléments essentiels d’une saine gouvernance institutionnelle. Par conséquent, l’Initiative d’Halifax s’engage à respecter les principes du présent code de déontologie dans toutes ses activités et dans l’ensemble de son fonctionnement.
Le présent code de déontologie, de même le respect de ce code par l’organisme, seront examinés tous les deux ans. Le personnel de l’Initiative d’Halifax préparera une évaluation qui sera soumise au comité de coordination.
Le code sera révisé selon les besoins.
1.0 Intégrité organisationnelle
1.1 L’IH est politiquement et financièrement indépendante. Sa gouvernance, ses programmes et ses politiques sont non partisans, indépendants de tout gouvernement, parti politique et secteur d’affaires.
L’IH affiche toutes ses sources de financement sur son site web.
Par l’entremise de son agent financier, le Sage Centre, l’IH rend compte tous les trois mois de toutes ses activités « politiques » pour s’assurer qu’elle respecte les exigences de maintien de son statut d’organisme de bienfaisance.
1.2 L’IH doit s’assurer que toute allégation d’action fautive ou de quelque autre irrégularité faite par un membre, un employé, un bénévole ou un membre du comité de coordination de la coalition à l’encontre de personnes associées à l’IH sera traitée avec impartialité, dans le respect des droits des parties en cause en matière de confidentialité et de divulgation
La politique du personnel de l’Initiative d’Halifax établit une marche à suivre pour traiter de telles allégations.
1.3 L’IH doit veiller à ce que ses activités concordent avec sa mission, ses objectifs et ses positions relativement aux politiques publiques.
2.0 Gouvernance
2.1 L’IH possède un comité de coordination indépendant, actif et informé dont les membres ne sont pas rémunérés.
Le cadre de référence du comité de coordination de l’Initiative d’Halifax traite, entre autres, des responsabilités du comité, de la sélection des membres, du quorum et de la procédure de prise de décision.
2.2 Le comité de coordination doit administrer de façon équitable, impartiale et responsable.
Les membres du comité de coordination comprennent leurs responsabilités et leurs obligations en tant que membres du comité de coordination. Ils prennent des décisions libres et ne se contentent pas d’entériner les recommandations du personnel ou des membres extérieurs au comité. Ils ne sont redevables ni financièrement ni autrement au personnel rémunéré. Le comité de coordination représente une diversité d’organismes membres et de points de vue.
2.3 Le comité de coordination établit les politiques et les programmes de l’IH et est responsable de la gestion financière de la coalition.
Le cadre de référence du comité de coordination de l’Initiative d’Halifax définit les rôles et les responsabilités du comité de coordination.
2.4 Les membres de la coalition sont consultés sur les nouvelles politiques et sont incités à y apporter leur contribution.
Le cadre de référence du comité de coordination de l’Initiative d’Halifax décrit le processus de consultation des membres du comité sur les nouvelles politiques.
2.5 L’Initiative d’Halifax interdit les conflits d’intérêts directs et indirects de la part des membres du comité de coordination, des employés et des bénévoles.
La politique de l’Initiative d’Halifax relativement aux conflits d’intérêts établit des lignes directrices ainsi qu’une marche à suivre en cas de conflits d’intérêts.
3.0 Transparence
3.1 L’IH s’engage pleinement à divulguer de façon entière, ouverte et exacte l’information pertinente concernant ses objectifs, ses programmes, son financement et sa gouvernance.
L’Initiative d’Halifax divulgue sur son site web la liste de toutes les subventions reçues par la coalition ainsi que les documents de planification décrivant les objectifs de la coalition.
L’information relative aux principales décisions prises par le comité de coordination est disponible au grand public sur demande.
Tides Canada Initiatives (auparavant Sage Centre), qui assume l’entière responsabilité légale, fiduciaire et de gouvernance pour l’Initiative d’Halifax, divulgue les états financiers annuels vérifiés de celle-ci sur son site web. L’Initiative d’Halifax produit également chaque année son propre bilan et un état des résultats non vérifiés et spécifiques à son fonctionnement. Ces documents peuvent être fournis sur demande.
3.2 Les activités de l’IH sont ouvertes et accessibles, sur demande, à l’examen de ses donateurs, sauf pour ce qui est des questions concernant le personnel, des questions juridiques et des renseignements confidentiels, notamment tout type de renseignement visé par les lois fédérales et provinciales.
Par exemple, l’IH tient à jour un registre des procès-verbaux dûment adoptés de toutes les discussions et les décisions du comité de coordination.
4.0 Finances
4.1 Tides Canada Initiatives (auparavant Sage Centre), qui assume l’entière responsabilité légale, fiduciaire et de gouvernance pour l’Initiative d’Halifax, fait vérifier ses états financiers annuellement par un comptable en titre indépendant. Les états financiers vérifiés doivent respecter les normes de l’Institut canadien des comptables agréés sur les principes comptables généralement reconnus.
Tides Canada Initiatives (auparavant Sage Centre) divulgue les états financiers annuels vérifiés de celle-ci sur son site web. L’Initiative d’Halifax produit également chaque année son propre bilan et un état des résultats non vérifiés et spécifiques à son fonctionnement. Ces documents peuvent être fournis sur demande.
4.2 L’IH gère un budget approuvé par le comité de coordination. Elle comptabilise tous ses fonds depuis le moment où ils sont reçus ou promis jusqu’au moment où ils sont dépensés. L’IH exerce des contrôles internes sur ses sorties de fonds afin d’éviter les paiements non autorisés. L’IH ne détient pas de fonds qui ne sont pas comptabilisés et elle interdit toute transaction ou prêt non vérifié à ses membres ou à son personnel.
L’IH conserve des copies de tous les chèques émis à la demande de l’organisme. L’agent financier de la coalition, le Sage Centre, tient des registres détaillés sur les finances de l’IH.
4.3 L’IH veille à ce que les fonds dont elle dispose soient utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été octroyés.
L’IH présente des rapports financiers et narratifs annuels à ses bailleurs de fonds.
5.0 Communications
5.1 Dans ses communications avec le public, l’IH doit s’identifier de façon exacte et décrire fidèlement ses objectifs, ses programmes et ses positions.
L’IH affiche sur son site web toutes ses communications officielles avec des représentants du gouvernement et tous ses documents publiés.
5.2 Dans ses critiques publiques à l’endroit de personnes et d’organismes, l’IH agit de façon responsable et s’en tient au « commentaire public loyal ».
Les membres du personnel sont informés de ce qui constitue un « commentaire public loyal ».
6.0 Respect de la vie privée
6.1 Lorsque l’Initiative d’Halifax reçoit des renseignements personnels d’un membre du public, comme c’est le cas, par exemple, pour les abonnements à son bulletin, les inscriptions à ses activités et les dons effectués sur son site web, elle s’engage à ne pas divulguer ni diffuser ces renseignements sans le consentement explicite de la personne.
7.0 Pratique de gestion et ressources humaines
7.1 L’IH garantit le respect des droits et le traitement équitable de tous ses employés.
L’IH possède une politique de gestion du personnel (en anglais) qui définit et protège clairement les droits de ses employés, leur assurant un traitement équitable en toute chose. Les avantages sociaux sont clairement décrits et communiqués.
7.2 L’IH prend des dispositions financières afin de protéger sa capacité de respecter ses obligations envers ses employés.
L’IH s’assure de disposer en tout temps d’assez de liquidités pour payer les salaires et les avantages sociaux des employés pour une période de deux mois.
7.3 L’IH définit et communique clairement ses attentes à l’égard de ses employés.
Tous les employés signent avec l’agent financier de l’IH, le Sage Centre, un contrat annuel où sont définies les grandes lignes de la relation employeur-employé. Le contrat comprend une copie du cadre de référence relatif à chaque poste.
7.4 La politique de gestion du personnel (en anglais) de l’IH contient la marche à suivre pour évaluer régulièrement le rendement de tous les employés.
Un examen et une évaluation du travail et du personnel sont menés chaque année conformément à la politique de gestion du personnel (en anglais).
8.0 Conflit d’intérêts
8.1 L’IH favorise un processus décisionnel interne libre de toute influence d’intérêts incompatibles avec ceux de la coalition.
Les membres du personnel et du comité de coordination de l’IH respectent systématiquement la politique de l’Initiative d’Halifax en matière de conflit d’intérêts.
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